従業員から残業代請求されたら？企業側の対処法を弁護士が解説

１　はじめに

皆さんの会社でも、突然従業員や元従業員の方から未払いの残業代があるとして、支払い請求を受けたことはないでしょうか？弊所にも会社の代表者や労務担当者の方が未払い残業代の請求が来てしまったがどのように対応すればよいのかとよくご相談に来られることがあります。

残業代請求がなされる業種として多いのが、運送業、建設業、IT関連業、介護・医療業、飲食業などが多いように思われます。

法律の改正もあり、未払い残業代の消滅時効期間が２年から３年に延長され、令和２年４月１日以降に発生した賃金請求権については消滅時効期間が３年間とされており、未払いが生じてしまうと遅延利息も加算されてしまうので、企業にとっては大きな負担となってしまいます。

では、会社としては、従業員や元従業員の方から残業代の支払い請求がきてしまった場合、どのように対応したらよいのか、これから説明していきます。

 

２　（元）従業員から残業代を請求された場合の対処法

（１）労働者からの請求に反論の余地があるのか検討する

まずは、労働者側がこれだけの時間労働した、この部分が未払いになっていると指摘している部分について、会社側として資料を基にきちんと反論できるのかを検討する必要があります。

例えば、よくあるケースですが、直行直帰型の現場仕事では、勤怠管理を行うことが難しい場合があるかと思います。労働者側では、１９時まで現場で仕事をしていたと主張し、会社側ではその現場は１７時までしか作業はしていないとの主張の相違がよく生じます。その際、会社側として、現場作業は１７時までしか行っていなかったと言える資料があるのか確認が必要となります。争いとなり、裁判所での判断を仰ぐとなると、裁判所では、労働者側の勤務時間の主張に対し、使用者側がその主張を覆す確たる証拠がないとなかなか使用者側の主張を認めてくれません。

会社側が、未払残業代の請求に対し、どのように対応するか方針を決めるうえでも、まずは反論できるだけの資料等があるかを確認する必要があります。

 

（２）実際に支払義務のある残業代がいくらかを把握する

会社側でも、未払いの残業代があると認識した場合には、すぐに請求している（元）従業員の方の賃金計算を行い、実際にいくら未払になっているのかを把握する必要があります。

（元）従業員が主張している金額と齟齬がないのか、齟齬がないのであれば、その金額を支払わなければなりませんし、実際の未払いよりも請求金額が過大であれば会社側で正確な未払額を提示して、請求額が過大であるから応じることができない等伝える必要があります。

会社としては、正確な未払い残業代を把握した上でないと、適切な対応が執れません。その際、正確な賃金計算をしなければなりませんが、どこまでが残業時間となってしまうのか判断に迷う場合があるかと思います。計算に際しては、極力社労士なり弁護士の見解を基に計算を行ったほうが良いでしょう。

 

（３）残業代請求を争うのか、請求に応じるのかを検討する

正確な未払い金額が把握できた後は、請求に対して争うのか、話し合いで解決していくのかを検討することになります。これまで検討してきた事項から対応について判断することになります。相手の主張に反論の余地があり、請求に何ら根拠がないのであれば、争うことになりますし、相手の主張に一理あり多少未払い残業代が発生する可能性がありそうだということであれば、争うのか話し合いで解決するのが妥当なのか判断が必要になります。また、明らかに未払残業代が発生しているという場合では、どのような交渉をすべきなのか検討が必要になります。

ここで対応方法を誤ってしまうと、会社にとって損害が拡大してしまうので慎重に検討しなければなりません。

 

（４）会社側の労務に詳しい弁護士に依頼する

残業代の請求が来てしまい、対応に悩まれたら会社の労務に詳しい弁護士に相談するのが一番良い方法だと思います。

弁護士であれば、そもそも残業代を支払わなければいけない事案なのか的確に判断し、支払うとしてもどこまでが残業時間に含まれどのように残業時間の賃金計算をしなければいけないかアドバイスができます。

支払うにしても、（元）従業員との話し合い次第では、会社に未払残業代以上の思わぬ損害が発生してしまうリスクがあるので、その点も交渉のプロである弁護士に任せたほうが良い場合があります。

 

３　残業代請求がされた際に弁護士に依頼するメリット

（１）誤った判断に陥らない

弁護士であれば、会社側から事情の説明を受け、資料を確認し、法的・客観的に事案を判断します。これまで解説したように、残業代請求に応じなければならい事案なのか、支払わざるを得ないとしてもいくらの残業代を支払うべきか正確に計算し、会社に対し適切なアドバイスができます。

客観的には支払わざるを得ない状況にもかかわらず、会社側の誤った判断で支払いを頑なに拒絶し、訴訟になってしまった場合、未払いの残業代ばかりでなく遅延損害金や付加金（労働基準法114条：残業代等の悪質な未払いに対する会社への制裁）まで加算されて請求が認められてしまうリスクがあります。裁判所で付加金まで認められた場合、実際の未払い残業代の倍以上（遅延損害金も含め）の支払いになってしまう場合があります。

このような会社側の誤った判断による思わぬリスクを避けるためにも、弁護士に依頼し、適切なアドバイスのもと請求対応をした方が会社にとってメリットがあると言えます。

 

（２）訴訟に発展した場合にも対応してくれる

話し合いでは解決せず、訴訟に発展した場合でも、弁護士であれば会社の代理人として訴訟対応を行います。原則弁護士以外の他の士業の方は、労働紛争について訴訟代理権を持っていません（認定司法書士であれば訴額が140万円以下の簡易裁判所での訴訟代理権はあります。）。社労士さんが交渉段階では対応し、纏まらず、訴訟となった場合には、その後は弁護士に依頼せざるを得ない場合もあるかと思います。会社側も、会社にも反論の余地があり争いたいという意向が強いのであれば、なおさら、交渉段階から弁護士に依頼し、訴訟に発展してもそのまま依頼した弁護士に対応させて方が良いと思います。

 

（３）残業代請求以外の労務問題に関するアドバイスも受けられる

残業代請求の対応で弁護士に依頼すれば、残業代請求以外でも、打ち合わせや電話・メール等のやり取りの中で、何気なく労務で普段悩んでいることや判断に迷うようなことを相談することも可能です。

 

４　まとめ

突然、（元）従業員の方から、未払残業代の請求が来れば、会社としても対応に戸惑うこともあろうかと思います。

拙速に判断し対応してしまうと、会社にとって思わぬ損害が発生してしまうリスクがあります。会社としても、慎重に内容を検討し、判断しなければなりません。

対応に悩んだら、まずは、会社の労務に詳しい弁護士に相談されることをお勧めします。